Bạn đang có nhân sự nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam? Hoặc chính bạn là người nước ngoài đang chuẩn bị ký hợp đồng lao động? Khi đó, giấy phép lao động (GPLĐ)  chính là tấm “vé thông hành” không thể thiếu để làm việc hợp pháp và ổn định.

Từ ngày 07/8//2025, Chính phủ ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP với nhiều quy định mới liên quan đến thủ tục cấp giấy phép lao động. Những thay đổi này giúp việc quản lý minh bạch hơn, nhưng đồng thời cũng đặt ra không ít thách thức cho doanh nghiệp và người lao động trong việc chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ.

Trong bài viết này, Luật Hoàng An sẽ giúp bạn hiểu rõ: ai cần xin giấy phép lao động, điều kiện ra sao, hồ sơ cần chuẩn bị những gì, quy trình thực hiện như thế nào và đâu là những điểm mới nổi bật theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

HỒ SƠ CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, bao gồm:

1. Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng LĐNN (Lao động nước ngoài) và đề nghị cấp GPLĐ;

2. Giấy khám sức khỏe; 

3. Hộ chiếu còn thời hạn;

4. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người LĐNN không trong thơi gian hinh phạt, chưa được xóa án tích hoặc không bị truy cứu trách nhiệm hình sự ở Việt Nam hoặc nước ngoài;

5. 02 ảnh màu (4x6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính);

6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc - tương ứng với từng trường hợp, gồm một trong các giấy tờ sau: 

• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người LĐNN sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc.
• Thực hiện các loại hợp đồng/ thỏa thuận về kinh tế - xã hội/ Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam: Văn bản của người sử dụng lao động cử người LĐNN kèm hợp đồng/ thỏa thuận được ký kết.
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người LĐNN đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng.
• Chào bán dịch vụ: văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người LĐNN vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
• Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc (trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp): Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người LĐNN sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc
• Chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT của công ty cổ phần; chủ sở hữu, thành viên công ty TNHH có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng: Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý.

7. Giấy tờ chứng minh người LĐNN là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật:

• Nhà quản lý: một trong các loại sau:

(i) Nhà quản lý theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp: Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động.

(ii) Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động.

• Giám đốc điều hành: một trong các loại sau:

(i) Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

(ii) Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; kèm văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm (ít nhất 3 năm) trong lĩnh vực phù hợp.

• Chuyên gia: một trong các loại sau:

(i) Văn bằng/chứng chỉ/giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm (ít nhất 2 năm) phù hợp với vị trí công việc.

(ii) Văn bằng/chứng chỉ/giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực ưu tiên phát triển KT-XH và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm (ít nhất 01 năm) phù hợp với vị trí công việc.

(iii) Văn bằng/chứng chỉ đại học trở lên trong lĩnh vực ưu tiên phát triển hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam và văn bản xác nhận kinh nghiệm.

(iv) Giấy chứng nhận thành tích cao, bằng cấp, kinh nghiệm trong lĩnh vực văn hóa, thể thao (đối với nghệ sĩ, huấn luyện viên, VĐV) theo hướng dẫn của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

(v) Giấy phép lái tàu bay, chứng chỉ chuyên môn hàng không đối với tiếp viên hàng không, chứng nhận trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bảo dưỡng tàu bay, chứng nhận khả năng chuyên môn của thuyền viên nước ngoài (được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc công nhận đối với trường hợp của nước ngoài cấp).

(vi) Giấy tờ chứng minh trình độ chuẩn theo Luật Giáo dục, Luật GD Đại học, Luật GD Nghề nghiệp (đối với chuyên gia trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo); với trung tâm ngoại ngữ, tin học thì theo quy chế tổ chức hoạt động của trung tâm.

(vii) Giấy tờ chứng minh chuyên gia làm việc trong nghề/ công việc đặc thù khác theo hướng dẫn của bộ/ngành quản lý.

• Lao động kỹ thuật, một trong các loại sau:

(i) Văn bằng/chứng chỉ đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm (ít nhất 2 năm) phù hợp vị trí dự kiến làm việc.

(ii) Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm (ít nhất 3 năm) phù hợp vị trí dự kiến làm việc.

Lưu ý: 

• Các giấy tờ đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước CHXHCN Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.
• Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam thì được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

TRÌNH TỰ THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.

DỊCH VỤ XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG TẠI LUẬT HOÀNG AN

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể khá rắc rối: nhiều loại giấy tờ, yêu cầu dịch thuật – hợp pháp hóa lãnh sự, và làm việc với cơ quan chức năng. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp dễ mất thời gian hoặc bị trả hồ sơ.

Với dịch vụ xin giấy phép lao động trọn gói tại Luật Hoàng An, bạn sẽ được:

• Tư vấn đầy đủ điều kiện, hồ sơ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
• Hỗ trợ soạn thảo, chuẩn bị toàn bộ giấy tờ cần thiết;
• Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý;
• Cam kết nhanh chóng, đúng quy định, tiết kiệm thời gian.

Chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản, Luật Hoàng An sẽ lo toàn bộ thủ tục, giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài yên tâm làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

NHỮNG CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Người nước ngoài nào phải xin giấy phép lao động tại Việt Nam?

Trả lời: Hầu hết các trường hợp làm việc tại Việt Nam đều phải xin giấy phép lao động, trừ một số trường hợp được miễn như: di chuyển nội bộ doanh nghiệp, làm việc dưới 30 ngày/lần, chuyên gia tư vấn theo dự án ODA…

2. Thời hạn của giấy phép lao động là bao lâu?

Trả lời: Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và có thể được gia hạn theo quy định.

3. Bao lâu thì có kết quả cấp giấy phép lao động?

Trả lời: 10 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Nếu người nước ngoài làm việc không có giấy phép thì bị xử phạt thế nào?

Trả lời: Người lao động có thể bị trục xuất, còn doanh nghiệp bị phạt tiền lên tới hàng trăm triệu đồng theo quy định.