Kể từ ngày 11/9/2026, một giấy khai sinh, bằng đại học hay giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan Việt Nam cấp không còn phải đi qua nhiều vòng xác nhận trước khi được công nhận tại hơn một trăm quốc gia. Đây là thay đổi lớn nhất trong hơn sáu mươi năm với thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ xuyên biên giới của Việt Nam, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, nhà đầu tư, người lao động và cả cá nhân có nhu cầu du học, kết hôn, thừa kế ở nước ngoài. Bài viết dưới đây, Luật Hoàng An xin tổng hợp quy trình, hồ sơ và những điểm cần lưu ý theo quy định mới nhất.
I. TỔNG QUAN QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN APOSTILLE
1. Apostille là gì? Khác gì với hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống?
Apostille là một loại tem/chứng nhận được cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia thành viên Công ước La Hay 1961 (Công ước Apostille) cấp lên giấy tờ công, xác nhận tính xác thực của con dấu, chữ ký và tư cách của người ký trên giấy tờ đó. Giấy tờ đã có Apostille được các quốc gia thành viên khác công nhận trực tiếp, không cần thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao.
Trước đây, để một giấy tờ Việt Nam được dùng ở nước ngoài (và ngược lại), người dùng thường phải trải qua quy trình "kép": chứng nhận tại cơ quan trong nước, sau đó hợp pháp hóa lãnh sự tại đại sứ quán/lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ. Với Apostille, quy trình này được rút gọn thành một bước duy nhất tại cơ quan có thẩm quyền của nước gốc.
2. Căn cứ pháp lý: Việt Nam gia nhập Công ước Apostille từ khi nào?
Việt Nam đã trải qua các mốc chính sau để chính thức tham gia Công ước:
- 31/12/2025: Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille).
- 13/1/2026: Bộ Ngoại giao Hà Lan (cơ quan lưu chiểu Công ước) ra thông báo chính thức về việc gia nhập của Việt Nam.
- 11/9/2026: Công ước chính thức có hiệu lực với Việt Nam.
Theo quy định của Công ước, việc gia nhập của một thành viên mới chỉ không có hiệu lực với những quốc gia thành viên khác nếu quốc gia đó gửi phản đối trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày nhận được thông báo gia nhập. Vì vậy, về nguyên tắc Apostille do Việt Nam cấp được công nhận tại toàn bộ các nước thành viên còn lại, trừ trường hợp cá biệt có quốc gia phản đối song phương — điểm này cần được tra cứu, cập nhật theo từng thời điểm khi làm hồ sơ với một quốc gia cụ thể.
Văn bản hướng dẫn thực thi trong nước là Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 của Chính phủ, quy định chi tiết việc thực thi Công ước Apostille tại Việt Nam, có hiệu lực đồng thời từ ngày 11/9/2026. Các hồ sơ chứng nhận lãnh sự đã nộp trước ngày này vẫn được giải quyết theo quy trình cũ.
3. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille tại Việt Nam?
Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, Bộ Ngoại giao là cơ quan đầu mối quốc gia thực hiện Công ước Apostille. Trong giai đoạn đầu triển khai, việc tiếp nhận và cấp chứng nhận được thực hiện tại:
- Cục Lãnh sự (Hà Nội);
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Nghị định cũng đặt lộ trình phân cấp thẩm quyền cấp Apostille cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo các tiêu chí và thời điểm cụ thể sẽ được công bố sau. Doanh nghiệp, cá nhân nên kiểm tra thông tin cập nhật tại cổng thông tin Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ địa phương trước khi nộp hồ sơ, vì phạm vi phân cấp có thể mở rộng theo thời gian.
4. Những loại giấy tờ nào được cấp Apostille?
a. Nhóm giấy tờ có thể được cấp Apostille
- Giấy tờ tư pháp: bản án, quyết định của tòa án, cơ quan điều tra, viện kiểm sát;
- Giấy tờ hành chính: giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, bằng cấp, học bạ, hồ sơ y tế;
- Văn bản công chứng, chứng thực;
- Các giấy chứng nhận khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp (ví dụ: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư).
b. Nhóm không thuộc phạm vi áp dụng Apostille, vẫn xử lý theo quy trình riêng:
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự lập;
- Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại, hải quan;
- Giấy tờ công do cơ quan nước ngoài cấp nhưng nước đó chưa là thành viên Công ước — trường hợp này vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự theo cách truyền thống.
II. QUY TRÌNH, HỒ SƠ XIN CẤP CHỨNG NHẬN APOSTILLE
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ Ngoại giao ban hành;
- Giấy tờ công bản gốc hoặc bản sao đã được cơ quan có thẩm quyền chứng thực hợp lệ;
- Bản dịch (nếu giấy tờ cần dịch sang ngôn ngữ khác) đáp ứng yêu cầu về hình thức;
- Giấy tờ phải còn nguyên vẹn, không tẩy xóa, sửa chữa.
Theo quy định hiện hành, người đề nghị có thể nộp hồ sơ xin Apostille cho giấy tờ của chính mình hoặc của người khác. Đây là điểm khác biệt so với một số thủ tục lãnh sự trước đây thường yêu cầu giấy ủy quyền; tuy vậy, doanh nghiệp và cá nhân nên xác nhận lại với cơ quan tiếp nhận tại thời điểm nộp hồ sơ, vì quy định chi tiết có thể được hướng dẫn thêm trong quá trình triển khai.
2. Trình tự, thủ tục
a. Cách thức nộp hồ sơ
Có ba hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan có thẩm quyền;
- Gửi qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng định danh điện tử (VNeID) đối với hồ sơ điện tử có chữ ký số hợp lệ.
b. Thời gian giải quyết
Theo hướng dẫn hiện hành, thời gian xử lý hồ sơ giấy được tính theo số lượng giấy tờ trong một lần nộp:
- 1–4 giấy tờ: 1 ngày làm việc;
- 5–9 giấy tờ: 2 ngày làm việc;
- Từ 10 giấy tờ trở lên: 4 ngày làm việc.
Hồ sơ nộp trực tuyến thường được xử lý nhanh hơn, có thể trong ngày đến vài ngày làm việc tùy số lượng. Đây là mốc thời gian tham khảo theo hướng dẫn hiện hành; doanh nghiệp nên xác nhận lại thời hạn cụ thể khi nộp hồ sơ thực tế, đặc biệt trong giai đoạn đầu triển khai có thể phát sinh điều chỉnh.
c. Chi phí
Người đề nghị cấp Apostille nộp phí theo biểu phí chứng nhận lãnh sự hiện hành, cộng thêm chi phí bưu chính nếu nộp qua đường bưu điện. Vì đây là khoản phí do cơ quan nhà nước quy định và có thể được ban hành/điều chỉnh riêng theo văn bản hướng dẫn thi hành, người dùng nên tra cứu mức phí cụ thể tại thời điểm nộp hồ sơ thay vì áp dụng theo một con số cố định.
Về công nghệ, Nghị định 293/2026/NĐ-CP cũng đặt nền tảng cho e-Apostille (chứng nhận điện tử có chữ ký số) và sổ đăng ký điện tử tra cứu bằng mã QR. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu, chứng nhận Apostille vẫn chủ yếu được cấp dưới dạng bản giấy cho đến khi hệ thống điện tử hoàn thiện.
III. DOANH NGHIỆP, NHÀ ĐẦU TƯ VÀ NGƯỜI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM CẦN LƯU Ý GÌ?
Việc bỏ bớt một bước hợp pháp hóa lãnh sự giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ cho nhiều nhóm đối tượng:
- Nhà đầu tư nước ngoài khi hợp pháp hóa giấy tờ pháp nhân, hộ chiếu để phục vụ hồ sơ xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
- Người lao động nước ngoài cần hợp pháp hóa bằng cấp, lý lịch tư pháp nước ngoài khi làm hồ sơ theo quy định mới về cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.
- Người nước ngoài đã có giấy phép lao động khi hoàn thiện hồ sơ làm thẻ tạm trú, thường cần các giấy tờ nhân thân đã được hợp pháp hóa/Apostille từ nước sở tại.
- Cá nhân Việt Nam dùng giấy khai sinh, bằng cấp, giấy đăng ký kết hôn để du học, làm việc, kết hôn hoặc giải quyết thừa kế ở nước ngoài thuộc Công ước — không còn phải hợp pháp hóa lãnh sự tại đại sứ quán nước sở tại.
Với các quốc gia chưa là thành viên Công ước, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống vẫn được áp dụng song song, nên bước đầu tiên khi chuẩn bị hồ sơ luôn là xác định quốc gia sẽ sử dụng giấy tờ có nằm trong danh sách thành viên Công ước hay không.
IV. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Apostille có thay thế hoàn toàn hợp pháp hóa lãnh sự không?
Trả lời: Chỉ thay thế khi giấy tờ được sử dụng tại quốc gia là thành viên Công ước Apostille. Với các nước chưa tham gia Công ước, vẫn phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo cách truyền thống.
2. Hồ sơ chứng nhận lãnh sự đã nộp trước ngày 11/9/2026 thì xử lý thế nào?
Trả lời: Theo hướng dẫn hiện hành, các hồ sơ đã nộp trước ngày Nghị định 293/2026/NĐ-CP có hiệu lực vẫn được tiếp tục giải quyết theo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cũ.
3. Giấy tờ nước ngoài cấp Apostille có tự động được công nhận tại Việt Nam không?
Trả lời: Về nguyên tắc có, nếu giấy tờ đó do cơ quan có thẩm quyền của một nước thành viên Công ước cấp Apostille hợp lệ. Người nộp hồ sơ tại Việt Nam nên chuẩn bị thêm bản dịch tiếng Việt hợp lệ kèm theo khi sử dụng tại các cơ quan trong nước.
4. Có thể nộp hồ sơ xin Apostille cho giấy tờ của người khác không?
Trả lời: Theo quy định hiện hành, người đề nghị có thể nộp hồ sơ Apostille cho giấy tờ của người khác. Tuy nhiên đây là quy định còn khá mới, doanh nghiệp/cá nhân nên xác nhận lại yêu cầu cụ thể (có cần giấy ủy quyền hay không) trực tiếp với cơ quan tiếp nhận tại thời điểm nộp hồ sơ.
5. Chi phí cấp Apostille là bao nhiêu?
Trả lời: Mức phí áp dụng theo biểu phí chứng nhận lãnh sự hiện hành, có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn cụ thể. Nên tra cứu hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan tiếp nhận (Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ) để có con số chính xác tại thời điểm nộp hồ sơ.
6. Nộp hồ sơ Apostille ở đâu nhanh nhất?
Trả lời: Trong giai đoạn đầu triển khai, hồ sơ được tiếp nhận tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) và Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đối với hồ sơ điện tử hợp lệ — hình thức này thường có thời gian xử lý ngắn hơn nộp giấy.
Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân cần hỗ trợ chuẩn bị, hợp pháp hóa và nộp hồ sơ Apostille, hoặc cần tư vấn hồ sơ pháp lý cho nhà đầu tư, người lao động nước ngoài tại Việt Nam, đội ngũ Luật Hoàng An sẵn sàng hỗ trợ rà soát và thực hiện trọn gói.
Bình luận: