Điều Kiện Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Chuyên Gia, Nhà Quản Lý

Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài phải đáp ứng điều kiện đối với vị trí công việc dự kiến đảm nhiệm, thuộc một trong bốn nhóm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Mỗi nhóm có những tiêu chí riêng về chức danh, trình độ chuyên môn, bằng cấp và kinh nghiệm làm việc. Đáng chú ý, quy định về điều kiện cấp giấy phép lao động đang có sự thay đổi. Nghị định số 393/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 20/10/2026, có hiệu lực từ ngày 05/12/2026 và thay thế Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Những thay đổi này tác động trực tiếp đến điều kiện xác định chuyên gia, giám đốc điều hành và lao động kỹ thuật, cũng như hồ sơ chứng minh tương ứng. Trong bài viết này, Luật Hoàng An sẽ phân tích, so sánh điều kiện cấp giấy phép lao động theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và Nghị định số 393/2026/NĐ-CP, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp xác định vị trí công việc và chuẩn bị giấy tờ chứng minh phù hợp với từng trường hợp.

I. ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐƯỢC CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG THEO TỪNG VỊ TRÍ

Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài phải đáp ứng đồng thời điều kiện chung và điều kiện cụ thể đối với vị trí công việc dự kiến đảm nhiệm. Theo quy định hiện hành, có 04 nhóm vị trí công việc được xem xét cấp giấy phép lao động, bao gồm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.

1. Điều kiện chung đối với người lao động nước ngoài

Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhiệm;
• Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.

Ngoài các điều kiện chung nêu trên, người lao động nước ngoài còn phải đáp ứng tiêu chí riêng về trình độ, bằng cấp, kinh nghiệm hoặc chức danh quản lý tương ứng với từng vị trí công việc.

2. Điều kiện cụ thể đối với từng vị trí công việc

Điều kiện đối với 04 vị trí công việc được quy định tại Điều 3 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và Điều 4 Nghị định số 393/2026/NĐ-CP. Đáng chú ý, Nghị định số 393/2026/NĐ-CP có một số điều chỉnh về điều kiện đối với giám đốc điều hành và chuyên gia, trong đó có việc giảm yêu cầu về số năm kinh nghiệm đối với một số trường hợp và bổ sung trường hợp công nhận chuyên gia dựa trên kinh nghiệm làm việc thực tế.

Đối với vị trí chuyên gia, khoản 3 Điều 4 Nghị định số 393/2026/NĐ-CP quy định:

"Chuyên gia thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

(...)

e) Chuyên gia có ít nhất 05 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam."

Dưới đây là bảng tổng hợp và so sánh điều kiện cấp giấy phép lao động theo từng vị trí giữa hai nghị định:

3. Những thay đổi doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Thứ nhất, đối với vị trí giám đốc điều hành, Nghị định số 393/2026/NĐ-CP giảm thời gian kinh nghiệm làm việc tối thiểu từ 03 năm xuống còn 02 năm đối với trường hợp người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực. Đây là thay đổi tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp khi tuyển dụng nhân sự nước ngoài.
• Thứ hai, đối với vị trí chuyên gia, Nghị định số 393/2026/NĐ-CP mở rộng các trường hợp được công nhận là chuyên gia. Đáng chú ý, người nước ngoài có ít nhất 05 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm có thể được xem xét theo diện chuyên gia mà không bắt buộc phải đáp ứng điều kiện về bằng đại học theo trường hợp này.
• Thứ ba, dù áp dụng theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP hay Nghị định số 393/2026/NĐ-CP, kinh nghiệm làm việc phải phù hợp với vị trí công việc mà người nước ngoài dự kiến đảm nhiệm tại Việt Nam. Do đó, doanh nghiệp không chỉ cần chứng minh số năm kinh nghiệm mà còn phải chuẩn bị tài liệu thể hiện tính chất công việc, lĩnh vực chuyên môn và quá trình làm việc thực tế của người lao động.

II. CÁCH CHUẨN BỊ HỒ SƠ VÀ XỬ LÝ CÁC TRƯỜNG HỢP DỄ VƯỚNG

Sau khi xác định vị trí công việc của người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh đáp ứng điều kiện tương ứng. Trên thực tế, nhiều hồ sơ xin cấp giấy phép lao động bị vướng không phải do người lao động không đủ điều kiện mà do tài liệu chứng minh chưa phù hợp hoặc chưa thể hiện rõ mối liên hệ giữa bằng cấp, kinh nghiệm và vị trí công việc đăng ký.

1. Xác định đúng vị trí công việc trước khi nộp hồ sơ

Một người lao động nước ngoài có thể đồng thời đáp ứng điều kiện của nhiều vị trí công việc khác nhau. Ví dụ, một người vừa có bằng đại học và 04 năm kinh nghiệm chuyên môn, vừa được bổ nhiệm giữ chức vụ đứng đầu chi nhánh tại Việt Nam.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xác định vị trí công việc phù hợp với nhu cầu tuyển dụng, chức danh dự kiến đảm nhiệm và tính chất công việc thực tế.

Đặc biệt, thông tin về vị trí công việc phải thống nhất giữa văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm và các tài liệu chứng minh điều kiện chuyên môn, kinh nghiệm. Việc lựa chọn vị trí không phù hợp hoặc sử dụng giấy tờ chứng minh không tương ứng có thể khiến hồ sơ phải bổ sung, giải trình hoặc không được chấp thuận.

2. Chuẩn bị giấy tờ chứng minh điều kiện theo Điều 20 Nghị định 393/2026/NĐ-CP

Tùy thuộc vào vị trí công việc đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh tương ứng. Cụ thể:

a. Đối với vị trí nhà quản lý

Hồ sơ cần có tài liệu chứng minh người lao động nước ngoài thuộc đối tượng nhà quản lý theo quy định, chẳng hạn:

• Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh người lao động là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
• Văn bản bổ nhiệm hoặc điều động đối với trường hợp người lao động giữ chức vụ quản lý tại cơ quan, tổ chức.

b. Đối với vị trí giám đốc điều hành

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp chuẩn bị một trong các nhóm tài liệu sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh để chứng minh người lao động là người đứng đầu đơn vị tương ứng;
• Điều lệ công ty và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc của người lao động do người sử dụng lao động ở nước ngoài cấp, đối với trường hợp người lao động là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực.

c. Đối với vị trí chuyên gia

Tài liệu chứng minh phụ thuộc vào trường hợp chuyên gia được sử dụng để đáp ứng điều kiện cấp giấy phép lao động, bao gồm:

• Văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn từ đại học trở lên và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp;
• Đối với trường hợp chuyên gia có ít nhất 05 năm kinh nghiệm phù hợp, doanh nghiệp chuẩn bị văn bản xác nhận kinh nghiệm do người sử dụng lao động ở nước ngoài cấp;
• Các giấy tờ chuyên ngành hoặc tài liệu bổ sung tương ứng đối với những trường hợp chuyên gia thuộc lĩnh vực công nghệ chiến lược, giáo dục, văn hóa, nghệ thuật và thể thao.

d. Đối với vị trí lao động kỹ thuật

Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh một trong hai trường hợp:

• Văn bằng hoặc chứng chỉ đào tạo chuyên ngành kỹ thuật, tối thiểu 01 năm, kèm văn bản xác nhận có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp;
• Văn bản xác nhận có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhiệm tại Việt Nam.

Lưu ý về giấy tờ do nước ngoài cấp: Trừ hộ chiếu và các trường hợp được miễn theo quy định pháp luật hoặc điều ước quốc tế, giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp hoặc xác nhận cần được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam. Sau đó, tài liệu phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết của Luật Hoàng An về Chứng nhận Apostille là gì? Quy trình, hồ sơ và chi phí mới nhất 2026 để tìm hiểu về thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa giấy tờ sử dụng tại Việt Nam.

3. Thời hạn nộp hồ sơ và quy định chuyển tiếp cần lưu ý

Doanh nghiệp cần chủ động xác định thời điểm nộp hồ sơ để bảo đảm người lao động nước ngoài được cấp giấy phép trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.

Theo Điều 23 Nghị định số 393/2026/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động phải được nộp trước ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Giấy phép lao động được cấp có thời hạn tối đa 02 năm theo quy định.

Về quy định chuyển tiếp: Theo Điều 35 Nghị định số 393/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp sau:

• Giấy phép lao động đã được cấp theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP tiếp tục có giá trị sử dụng đến hết thời hạn ghi trên giấy phép, trừ trường hợp chấm dứt hiệu lực theo quy định.
• Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động đã được nộp trước ngày 05/12/2026 được tiếp tục giải quyết theo quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
• Đối với giấy phép lao động đã cấp cho người lao động kỹ thuật theo hình thức di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, khi giấy phép hết hạn, người lao động có thể được xem xét cấp giấy phép theo vị trí chuyên gia nếu đáp ứng điều kiện có ít nhất 05 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp theo quy định mới.

Như vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào thời điểm nộp hồ sơ, thời hạn giấy phép đã cấp và vị trí công việc của người lao động để xác định chính xác quy định áp dụng, tránh nhầm lẫn giữa thủ tục theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và Nghị định số 393/2026/NĐ-CP.

III. DỊCH VỤ XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG TẠI LUẬT HOÀNG AN

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài khá phức tạp, tốn nhiều thời gian bởi đòi hỏi người sử dụng lao động phải chuẩn bị khá nhiều giấy tờ. Để không mất công sức, thời gian tìm hiểu thủ tục, bạn có thể tham khảo dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài trên toàn quốc của Luật Hoàng An với thông tin tham khảo.

1. Các gói dịch vụ làm giấy phép lao động mà Luật Hoàng An cung cấp

Bao gồm:

• Dịch vụ cấp mới giấy phép lao động.
• Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động.
• Dịch vụ cấp lại giấy phép lao động.

2. Chi phí làm giấy phép lao động tại Luật Hoàng An

Phí dịch vụ xin cấp mới/gia hạn/cấp lại giấy phép lao động trọn gói tại Luật Hoàng An chỉ từ 6.000.000 đồng. Báo giá này bao gồm:

• Lệ phí cấp giấy phép lao động tại Sở Nội vụ.
• Phí dịch vụ xin giấy phép lao động của Luật Hoàng An.
• Phí công chứng, dịch thuật các giấy tờ cần thiết.

3. Thời gian xử lý giấy phép lao động tại Luật Hoàng An

Luật Hoàng An hoàn tất thủ tục làm giấy phép lao động cho người nước ngoài trong vòng 20 – 25 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, giấy tờ từ doanh nghiệp. 

4. Giấy tờ khách hàng cần cung cấp cho Luật Hoàng An

Khi sử dụng dịch vụ làm work permit cho người ngoài của Luật Hoàng An, khách hàng chỉ cần cung cấp các giấy tờ đơn giản, gồm:

• Lý lịch tư pháp.
• Giấy khám sức khỏe.
• 02 ảnh màu 4x6cm, nền trắng.
• Hộ chiếu của người nước ngoài (bản sao công chứng).
• Bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc. 
• Quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động với người nước ngoài.

IV. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Không có bằng đại học nhưng nhiều năm kinh nghiệm thì có được cấp giấy phép lao động không?

Trả lời: Có thể. Từ 05/12/2026, người có ít nhất 05 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc được xét là chuyên gia theo điểm e khoản 3 Điều 4 Nghị định 393. Ngoài ra, nếu có ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp thì có thể xét là lao động kỹ thuật. Trước ngày đó, vị trí chuyên gia theo Nghị định 219 vẫn đòi hỏi bằng đại học.

2. Hồ sơ nộp trước 05/12/2026 xử lý theo nghị định nào?

Trả lời: Theo khoản 2 Điều 35 Nghị định 393, hồ sơ đã nộp trước ngày nghị định có hiệu lực tiếp tục được giải quyết theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Hồ sơ nộp từ 05/12/2026 áp dụng Nghị định 393.

3. Giám đốc điều hành cần bao nhiêu năm kinh nghiệm?

Trả lời: Điều này phụ thuộc vào trường hợp. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh được xét là giám đốc điều hành mà luật không đặt số năm kinh nghiệm. Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực cần ít nhất 03 năm theo Nghị định 219, giảm xuống 02 năm theo Nghị định 393.

4. Nhà đầu tư nước ngoài góp vốn vào công ty TNHH có phải xin giấy phép lao động không?

Trả lời: Tùy giá trị góp vốn. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên không thuộc diện cấp giấy phép lao động nhưng vẫn phải xin xác nhận hoặc thông báo theo quy định. Trường hợp góp vốn dưới 03 tỷ đồng thì phải xin giấy phép với tư cách nhà quản lý. Anh/chị xem thêm tại bài những trường hợp không cần xin giấy phép lao động.

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Hoàng An theo hotline 0398.597.144 để được hỗ trợ nhanh chóng.