Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu bổ nhiệm người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc công ty TNHH thường đặt ra câu hỏi: Giám đốc là người nước ngoài có bắt buộc phải xin giấy phép lao động tại Việt Nam không? Theo quy định pháp luật lao động hiện hành, việc xác định nghĩa vụ xin giấy phép lao động không chỉ căn cứ vào chức danh Giám đốc mà còn phụ thuộc vào tư cách thành viên góp vốn, chủ sở hữu và giá trị phần vốn góp của người nước ngoài tại doanh nghiệp. Cụ thể, người nước ngoài làm Giám đốc công ty TNHH phải được cấp giấy phép lao động, trừ trường hợp đồng thời là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên. Đối với trường hợp thuộc diện miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo hoặc đề nghị xác nhận theo quy định trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Trong bài viết này, Luật Hoàng An sẽ phân tích các quy định pháp luật liên quan, điều kiện miễn giấy phép lao động và thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi bổ nhiệm người nước ngoài làm Giám đốc công ty TNHH. Nội dung được cập nhật đến ngày 03/11/2026.
I. QUY ĐỊNH VỀ GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG ĐỐI VỚI GIÁM ĐỐC LÀ NGƯỜI NƯỚC NGOÀI
Theo Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc một số trường hợp nhất định sẽ không phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động. Các trường hợp này được Chính phủ quy định chi tiết tại văn bản hướng dẫn thi hành. Cụ thể, theo khoản 2 Điều 8 Nghị định số 393/2026/NĐ-CP, người lao động nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên của công ty trách nhiệm hữu hạn thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép lao động.
Như vậy, căn cứ vào tư cách sở hữu và giá trị phần vốn góp, trường hợp người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc công ty TNHH có thể được xác định theo ba tình huống sau:
1. Người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên
Trường hợp người nước ngoài đồng thời là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên của công ty TNHH thì thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, việc được miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được bỏ qua toàn bộ thủ tục pháp lý liên quan. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo theo quy định trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc.
2. Người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn dưới 03 tỷ đồng
Trường hợp người nước ngoài có phần vốn góp dưới 03 tỷ đồng, mặc dù đồng thời giữ chức vụ Giám đốc công ty TNHH, vẫn không đáp ứng điều kiện miễn giấy phép lao động theo trường hợp nêu trên. Do đó, nếu không thuộc một trường hợp miễn giấy phép lao động khác theo quy định pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài trước khi bố trí làm việc.
3. Người nước ngoài được thuê làm Giám đốc, không có phần vốn góp
Đối với trường hợp người nước ngoài được doanh nghiệp tuyển dụng, bổ nhiệm làm Giám đốc nhưng không phải là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn, người này không thuộc diện miễn giấy phép lao động theo quy định về ngưỡng vốn góp 03 tỷ đồng. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động theo đúng hình thức làm việc và vị trí công việc đã đăng ký, trừ trường hợp người nước ngoài đáp ứng điều kiện miễn giấy phép lao động khác.
Lưu ý: 2 vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi xác định điều kiện miễn giấy phép lao động
- Thứ nhất, ngưỡng 03 tỷ đồng được xác định theo giá trị phần vốn góp của chính người nước ngoài, không phải tổng vốn điều lệ của công ty. Ví dụ: Công ty TNHH có vốn điều lệ 10 tỷ đồng, người nước ngoài góp 20% vốn điều lệ, tương ứng 02 tỷ đồng. Mặc dù vốn điều lệ của công ty đạt 10 tỷ đồng, người nước ngoài vẫn chưa đáp ứng điều kiện miễn giấy phép lao động theo ngưỡng vốn góp nêu trên.
- Thứ hai, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh tư cách chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn và giá trị vốn góp thực tế của người nước ngoài. Các tài liệu cần đối chiếu bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, sổ đăng ký thành viên, giấy xác nhận góp vốn và chứng từ thanh toán tương ứng (nếu có).
Việc xác định đúng tư cách và giá trị phần vốn góp ngay từ đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng thủ tục pháp lý, hạn chế rủi ro khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc sử dụng lao động nước ngoài.
II. HẬU QUẢ PHÁP LÝ KHI GIÁM ĐỐC NGƯỜI NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC KHÔNG CÓ GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG
Việc bổ nhiệm và sử dụng người nước ngoài giữ chức vụ Giám đốc khi chưa đáp ứng điều kiện về giấy phép lao động hoặc chưa hoàn thành thủ tục miễn giấy phép lao động theo quy định có thể khiến cả người lao động và doanh nghiệp phải chịu những hậu quả pháp lý.
Theo Điều 32 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, hành vi sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, trong trường hợp pháp luật yêu cầu, có thể bị xử phạt như sau:
1. Đối với Giám đốc là người nước ngoài
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động theo quy định có thể bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.
Ngoài hình thức phạt tiền, người lao động nước ngoài còn có thể bị áp dụng biện pháp trục xuất khỏi Việt Nam theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan.
2. Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài
Người sử dụng lao động có hành vi sử dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trong trường hợp bắt buộc phải có sẽ bị xử phạt theo số lượng người lao động vi phạm:
- Vi phạm từ 01 đến 10 người: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng.
- Vi phạm từ 11 đến 20 người: Phạt tiền từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng.
- Vi phạm từ 21 người trở lên: Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng.
Mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương ứng từ 60.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng.
3. Những rủi ro khác doanh nghiệp cần lưu ý
Ngoài các khoản tiền phạt, việc sử dụng Giám đốc là người nước ngoài không đáp ứng điều kiện làm việc hợp pháp còn có thể phát sinh những hệ quả khác như:
- Rủi ro về xuất nhập cảnh và cư trú: Người nước ngoài có thể bị áp dụng biện pháp trục xuất hoặc gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục liên quan đến thị thực, thẻ tạm trú và việc tiếp tục cư trú tại Việt Nam.
- Ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, điều hành: Trường hợp Giám đốc bị buộc xuất cảnh hoặc không thể tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh nhân sự quản lý, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Rủi ro khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra: Doanh nghiệp có thể phải giải trình, cung cấp hồ sơ chứng minh điều kiện sử dụng lao động nước ngoài và đối mặt với các biện pháp xử lý tương ứng nếu phát hiện vi phạm.
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thời hạn giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động, đồng thời thực hiện thủ tục cấp mới, gia hạn hoặc thông báo theo đúng quy định khi có thay đổi.
Đặc biệt, giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận đã hết hiệu lực không thể tiếp tục được sử dụng làm căn cứ chứng minh điều kiện làm việc hợp pháp. Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn và hoàn thành thủ tục cần thiết trước khi người nước ngoài tiếp tục làm việc.
Anh/chị có thể tham khảo thêm bài viết: Người nước ngoài không có giấy phép lao động bị xử phạt như thế nào? để tìm hiểu chi tiết về các hành vi vi phạm và mức xử phạt tương ứng.
III. THỦ TỤC VÀ PHƯƠNG ÁN XỬ LÝ KHI BỔ NHIỆM GIÁM ĐỐC LÀ NGƯỜI NƯỚC NGOÀI
Căn cứ vào tư cách góp vốn, giá trị phần vốn góp và hình thức làm việc của người nước ngoài, doanh nghiệp cần lựa chọn thủ tục pháp lý phù hợp trước khi bố trí người nước ngoài đảm nhiệm chức vụ Giám đốc. Cụ thể:
1. Trường hợp góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên: Thực hiện thủ tục thông báo trước khi làm việc
Đối với người nước ngoài đồng thời là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên tại công ty TNHH, doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động.
Theo khoản 4 Điều 10 Nghị định số 393/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan có thẩm quyền về việc người nước ngoài thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động trước ít nhất 03 ngày làm việc, tính đến ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
Đối với các trường hợp miễn giấy phép lao động khác được quy định tại Điều 8 Nghị định này, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; thời hạn của văn bản xác nhận tối đa 02 năm.
Như vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai thủ tục: thông báo đối với trường hợp được miễn theo diện góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên và đề nghị cấp văn bản xác nhận đối với các trường hợp miễn khác thuộc diện phải xác nhận.
2. Trường hợp góp vốn dưới 03 tỷ đồng hoặc được thuê làm Giám đốc: Thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động
Trường hợp người nước ngoài có phần vốn góp dưới 03 tỷ đồng hoặc được doanh nghiệp tuyển dụng, thuê làm Giám đốc mà không thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc.
Đối với vị trí Giám đốc, người nước ngoài có thể được xem xét cấp giấy phép lao động theo vị trí nhà quản lý nếu đáp ứng điều kiện và có giấy tờ chứng minh phù hợp với quy định pháp luật.
a. Thành phần hồ sơ
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động về cơ bản bao gồm các tài liệu sau:
|
Đối với giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực trước khi nộp hồ sơ, trừ trường hợp được miễn theo quy định.
b. Thời hạn nộp và giải quyết hồ sơ
Doanh nghiệp cần lưu ý các mốc thời gian sau:
- Thời điểm nộp hồ sơ: Trước ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
- Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Thời hạn giấy phép lao động: Tối đa 02 năm.
- Gia hạn giấy phép lao động: Được thực hiện một lần, với thời hạn tối đa 02 năm nếu đáp ứng điều kiện.
- Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn: Trong khoảng thời gian từ 10 đến 90 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.
c. Lưu ý đối với hồ sơ chuyển tiếp
Đối với hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động được nộp trước ngày 05/12/2026, doanh nghiệp cần lưu ý quy định chuyển tiếp để xác định văn bản pháp luật áp dụng. Giấy phép lao động đã được cấp trước thời điểm Nghị định số 393/2026/NĐ-CP có hiệu lực tiếp tục được sử dụng đến hết thời hạn ghi trên giấy phép, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Điều chỉnh phần vốn góp để đáp ứng điều kiện miễn giấy phép lao động: Cần cân nhắc kỹ
Trong trường hợp người nước ngoài đang có phần vốn góp dưới 03 tỷ đồng, doanh nghiệp có thể xem xét phương án tăng phần vốn góp hoặc thực hiện nhận chuyển nhượng phần vốn góp để đáp ứng điều kiện miễn giấy phép lao động.
Tuy nhiên, đây phải là giao dịch góp vốn hoặc chuyển nhượng vốn thực tế, được thực hiện đúng trình tự, thủ tục và có đầy đủ tài liệu chứng minh. Doanh nghiệp không nên chỉ điều chỉnh thông tin vốn góp trên giấy tờ nhằm đạt ngưỡng 03 tỷ đồng mà không thực hiện giao dịch thực tế tương ứng.
Trước khi lựa chọn phương án này, doanh nghiệp cần đánh giá một số vấn đề:
- Thủ tục doanh nghiệp: Việc tăng vốn điều lệ hoặc chuyển nhượng phần vốn góp có thể làm phát sinh nghĩa vụ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và cập nhật hồ sơ nội bộ.
- Quyền quản lý và biểu quyết: Việc thay đổi tỷ lệ sở hữu có thể ảnh hưởng đến quyền biểu quyết, quyền quản lý và quyền lợi của các thành viên khác trong công ty.
- Nghĩa vụ thuế: Giao dịch chuyển nhượng phần vốn góp có thể phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định.
- Tính xác thực của giao dịch: Doanh nghiệp cần bảo đảm việc góp vốn, thanh toán và chuyển nhượng được thực hiện thực tế, có chứng từ hợp lệ để chứng minh giá trị phần vốn góp.
Do đó, việc điều chỉnh phần vốn góp để đáp ứng điều kiện miễn giấy phép lao động chỉ nên được thực hiện khi phù hợp với nhu cầu đầu tư, cơ cấu sở hữu và định hướng hoạt động thực tế của doanh nghiệp, thay vì chỉ nhằm mục đích tránh thủ tục cấp giấy phép lao động.
IV. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Giám đốc người nước ngoài là chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên có cần giấy phép lao động không?
Trả lời: Không, nếu giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên, nhưng công ty vẫn phải thông báo trước khi làm việc. Nếu vốn góp dưới 03 tỷ đồng thì phải xin giấy phép lao động.
2. Vốn điều lệ 10 tỷ đồng, người nước ngoài góp 20% và làm giám đốc thì sao?
Trả lời: Phần vốn góp là 02 tỷ đồng, thấp hơn mốc 03 tỷ đồng nên phải xin giấy phép lao động. Mốc miễn tính theo phần vốn góp của từng người.
3. Giám đốc người nước ngoài có được làm người đại diện theo pháp luật không?
Trả lời: Được, nếu điều lệ công ty quy định. Theo Luật Doanh nghiệp, công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu giám đốc nước ngoài là người đại diện duy nhất và rời Việt Nam, công ty cần có cơ chế ủy quyền theo quy định. Anh/chị nên rà soát điều lệ trước khi bổ nhiệm.
4. Giấy phép lao động của giám đốc có thời hạn bao lâu?
Trả lời: Tối đa 02 năm, gia hạn được một lần, tối đa thêm 02 năm. Hết thời gian gia hạn mà vẫn tiếp tục làm việc thì phải xin giấy phép mới.
Việc giám đốc người nước ngoài thuộc diện thông báo hay phải xin giấy phép phụ thuộc vào phần vốn góp, hình thức làm việc và thời điểm nộp hồ sơ. Nếu anh/chị đang chuẩn bị bổ nhiệm, hãy liên hệ Luật Hoàng An qua hotline/Zalo 0398.597.144 để được rà soát trường hợp cụ thể trước khi nộp hồ sơ.
Bình luận: