Từ ngày 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam. Giấy tờ công đi lại giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng với Việt Nam chỉ cần một chứng nhận duy nhất, thay cho chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước như trước. Câu hỏi khách hàng hỏi nhiều nhất từ đầu tháng 9 là: giấy tờ nào thì cần Apostille, giấy tờ nào không? Bài viết này trả lời câu hỏi đó theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026, kèm những điểm dễ nhầm mà hồ sơ thực tế hay vướng.
I. APOSTILLE KHÔNG PHẢI GIẤY TỜ BẮT BUỘC PHẢI CÓ VỚI MỌI HỒ SƠ
Trước khi đi vào danh mục, cần hiểu đúng một điều: Apostille chỉ cần khi giấy tờ công được đưa sang sử dụng ở một nước khác, và nước đó là thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Nếu giấy tờ chỉ dùng trong nước, hoặc dùng ở nước chưa tham gia Công ước, thì Apostille không phải là thủ tục phù hợp.
Chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công: chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu (nếu có). Nó không xác nhận nội dung hay hình thức của giấy tờ. Nói cách khác, Apostille cho biết giấy tờ này do cơ quan có thẩm quyền cấp thật, chứ không bảo đảm nội dung trong đó đúng.
Nếu anh/chị cần hiểu tổng quan về thủ tục, hồ sơ và chi phí, có thể xem bài chứng nhận Apostille là gì, quy trình, hồ sơ và chi phí của Luật Hoàng An.
II. GIẤY TỜ CÔNG CỦA VIỆT NAM THUỘC PHẠM VI CẤP APOSTILLE
Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp Apostille gồm bốn nhóm chính.
1. Nhóm 1: Giấy tờ tố tụng, thi hành án
- Bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra.
- Quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan thi hành án dân sự, thi hành án hình sự.
- Vi bằng và các văn bản khác do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập khi thực hiện nhiệm vụ.
2. Nhóm 2: Giấy tờ hành chính
- Giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân...).
- Phiếu lý lịch tư pháp.
- Văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu (bằng tốt nghiệp, bảng điểm...).
- Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và giấy tờ y tế khác.
- Các giấy tờ hành chính khác do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được Nhà nước phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp hoặc chứng nhận.
3. Nhóm 3: Văn bản công chứng
- Hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.
4. Nhóm 4: Văn bản chứng thực
- Chứng thực bản sao từ bản chính.
- Chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Ngoài bốn nhóm này, các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định cũng thuộc phạm vi, trừ các trường hợp bị loại trừ ở mục III dưới đây.
III. GIẤY TỜ KHÔNG THUỘC PHẠM VI CẤP APOSTILLE
Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, các giấy tờ sau không thuộc phạm vi cấp Apostille:
- Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Việt Nam lập, cấp trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự.
- Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan. Có một ngoại lệ: giấy tờ mà trước ngày Công ước có hiệu lực vẫn thuộc diện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Bộ Ngoại giao sẽ xác định cụ thể các giấy tờ này trong một danh mục riêng theo khoản 7 Điều 30 Nghị định.
- Giấy tờ không do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, và chưa được công chứng, chứng thực. Ví dụ điển hình: đơn từ, giấy ủy quyền, bản cam kết do cá nhân tự viết và chưa công chứng hoặc chứng thực chữ ký.
- Giấy tờ công do cơ quan nước ngoài lập, cấp hoặc chứng nhận. Cơ quan Việt Nam không cấp Apostille cho loại giấy tờ này. Giấy tờ nước ngoài phải xin Apostille tại chính nước cấp.
IV. GIẤY TỜ THUỘC PHẠM VI NHƯNG VẪN CÓ THỂ BỊ TỪ CHỐI
Nghị định 293/2026/NĐ-CP không cấp Apostille cho các trường hợp như:
- Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung trái phép.
- Giấy tờ có căn cứ xác định là giả mạo.
- Giấy tờ mà kết quả xác minh cho thấy cơ quan có thẩm quyền không cấp giấy tờ đó, hoặc con dấu, chữ ký, chức danh, thẩm quyền không xác thực, không phù hợp mẫu đã đăng ký.
- Giấy tờ công đã bị tuyên bố vô hiệu, thu hồi, hủy bỏ.
- Giấy tờ có nội dung vi phạm pháp luật Việt Nam hoặc thuộc diện không được đưa ra nước ngoài.
V. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Giấy tờ dùng ở nước chưa tham gia Công ước có cần Apostille không?
Trả lời: Không dùng được Apostille cho trường hợp này. Giấy tờ công của Việt Nam dùng ở nước không phải thành viên Công ước vẫn phải chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo cách truyền thống.
2. Có phải mọi nước thành viên Công ước đều áp dụng Apostille với Việt Nam?
Trả lời: Không. Công ước chỉ có hiệu lực giữa Việt Nam và những quốc gia không phản đối việc Việt Nam gia nhập. Nên kiểm tra tình trạng cụ thể của nước tiếp nhận trên trang của HCCH hoặc Bộ Ngoại giao trước khi làm hồ sơ.
3. Bản sao giấy tờ có làm Apostille được không?
Trả lời: Bản sao đã được công chứng hoặc chứng thực thuộc phạm vi cấp Apostille. Bản sao photo thông thường, chưa công chứng hay chứng thực, thì không.
4. Bản dịch tiếng nước ngoài của giấy tờ có được cấp Apostille không?
Trả lời: Được, nếu bản dịch đã được công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch. Bản dịch tự làm, không xác nhận, chưa thuộc phạm vi.
5. Có cần dịch thuật giấy tờ trước khi làm Apostille?
Trả lời: Tùy nước sử dụng. Apostille chứng nhận nguồn gốc giấy tờ gốc, không dịch. Nếu nước tiếp nhận yêu cầu bản dịch, nên dịch và công chứng bản dịch, rồi làm Apostille theo hướng dẫn của họ.
Nếu anh/chị đang chuẩn bị hồ sơ đầu tư, lao động hoặc giấy phép có giấy tờ nước ngoài và chưa chắc cần Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, hãy liên hệ Luật Hoàng An. Chúng tôi rà soát danh mục giấy tờ, xác định thủ tục phù hợp với nước sử dụng và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ.
Bình luận: