Nhiều doanh nghiệp đến với Luật Hoàng An với cùng một câu hỏi: lao động nước ngoài đang làm việc tại công ty có được miễn giấy phép lao động theo quy định mới hay không, và cần làm gì trước khi quy định mới có hiệu lực? Từ ngày 05/12/2026, Điều 8 Nghị định 393/2026/NĐ-CP liệt kê 18 nhóm người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Tuy vậy, "không thuộc diện cấp giấy phép" không có nghĩa là không phải làm thủ tục: tùy nhóm, doanh nghiệp vẫn phải xin giấy xác nhận hoặc thông báo trước cho cơ quan có thẩm quyền. Nghị định do Chính phủ ban hành ngày 20/10/2026 và thay thế Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Bài viết này, Luật Hoàng An xin tổng hợp 18 nhóm, các thủ tục đi kèm và những việc doanh nghiệp nên rà soát trước ngày nghị định có hiệu lực.
I. NHỮNG TRƯỜNG HỢP NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI KHÔNG THUỘC DIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG
Theo Điều 8 Nghị định số 393/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Cụ thể:
- Các trường hợp được miễn theo Bộ luật Lao động 2019: Người lao động nước ngoài thuộc các khoản 3 đến 8 Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019, bao gồm một số đối tượng như trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề tại Việt Nam và người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam, sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.
- Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH: Người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên tại công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần: Người nước ngoài giữ một trong các chức danh này và có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên tại công ty cổ phần.
- Chuyên gia thực hiện chương trình, dự án ODA: Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc với tư cách chuyên gia, tư vấn, thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi, đánh giá, quản lý hoặc thực hiện chương trình, dự án sử dụng vốn ODA, vốn vay ưu đãi hoặc viện trợ không hoàn lại theo quy định.
- Phóng viên nước ngoài: Người nước ngoài được Bộ Ngoại giao xác nhận vào Việt Nam hoạt động thông tin, báo chí theo quy định.
- Người được cơ quan nước ngoài cử sang giảng dạy, quản lý: Người nước ngoài được cơ quan, tổ chức nước ngoài cử sang Việt Nam làm việc tại cơ sở giáo dục được thành lập theo điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận với cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
- Học sinh, sinh viên, học viên thực tập: Người nước ngoài đang học tập tại các cơ sở đào tạo ở nước ngoài và có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc tại Việt Nam theo quy định.
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài: Người nước ngoài là thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam, thuộc trường hợp được phép làm việc theo điều ước quốc tế có liên quan.
- Người có hộ chiếu công vụ: Người nước ngoài có hộ chiếu công vụ vào Việt Nam làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc tổ chức chính trị - xã hội theo quy định.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại: Người nước ngoài được tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài cử sang Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại theo quy định.
- Tình nguyện viên: Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc theo hình thức tình nguyện và đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.
- Người thực hiện thỏa thuận quốc tế: Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở trung ương hoặc cấp tỉnh đã ký kết theo quy định.
- Người lao động làm việc ngắn hạn hoặc di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Người nước ngoài thuộc các trường hợp làm việc ngắn hạn hoặc di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết của Việt Nam với Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), khi đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định.
- Người nước ngoài làm việc tại cơ sở giáo dục: Một số đối tượng được tuyển dụng, giảng dạy hoặc làm việc tại cơ sở giáo dục theo quy định, bao gồm người có trình độ thạc sĩ trở lên trong một số lĩnh vực, người có trình độ tiến sĩ, giáo sư hoặc phó giáo sư.
- Người được cơ quan có thẩm quyền xác nhận: Người nước ngoài được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận thuộc trường hợp không phải cấp giấy phép lao động theo quy định.
- Người được cấp thẻ miễn thị thực đặc biệt: Người nước ngoài được cấp thẻ miễn thị thực đặc biệt theo Nghị định số 221/2025/NĐ-CP và đáp ứng điều kiện làm việc tương ứng.
- Chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ chiến lược và thân nhân: Người nước ngoài thuộc đối tượng chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ chiến lược và thân nhân thuộc trường hợp được miễn theo quy định.
- Nhân lực trí tuệ nhân tạo: Người nước ngoài được thu hút làm việc theo Chương trình quốc gia phát triển nhân lực trí tuệ nhân tạo và đáp ứng các điều kiện tương ứng.
II. KHÔNG THUỘC DIỆN CẤP GIẤY PHÉP VẪN CÓ THỂ PHẢI LÀM THỦ TỤC
Theo Điều 10 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ thủ tục. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải thực hiện một trong hai thủ tục sau:
- Trường hợp phải xin giấy xác nhận: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
- Trường hợp không phải xin giấy xác nhận nhưng vẫn phải thông báo: Một số trường hợp được quy định tại khoản 4 Điều 10, chẳng hạn người lao động là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên của công ty TNHH; Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần; người lao động làm việc ngắn hạn thuộc điểm a khoản 13 Điều 8; một số trường hợp trong lĩnh vực giáo dục và người có thẻ miễn thị thực đặc biệt. Với các trường hợp này, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc so với ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
Lưu ý đối với lao động ngắn hạn: Không phải cứ người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không quá 90 ngày trong năm là đương nhiên được miễn giấy phép lao động. Theo điểm a khoản 13 Điều 8 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, trường hợp người lao động nước ngoài làm việc ngắn hạn nhưng phát sinh quan hệ thuê mướn, sử dụng lao động và trả lương thì vẫn phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động theo hình thức hợp đồng lao động. Vì vậy, thời gian làm việc ngắn không phải là căn cứ duy nhất để xác định trường hợp miễn.
Việc xác định sai diện miễn có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài khi chưa có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận hợp lệ, từ đó phát sinh nguy cơ bị xử phạt. Anh/chị có thể tham khảo thêm bài viết: Người nước ngoài không có giấy phép lao động bị xử phạt như thế nào.
III. CÁC ĐIỂM MỚI DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC 05/12/2026
Nghị định 393/2026/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 05/12/2026. Trong khoảng thời gian còn lại, doanh nghiệp nên chủ động rà soát tình hình sử dụng lao động nước ngoài và chuẩn bị phương án áp dụng quy định mới. Dưới đây là 06 công việc doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện:
1. Rà soát từng lao động nước ngoài theo 18 nhóm trường hợp miễn giấy phép
Doanh nghiệp cần lập danh sách toàn bộ lao động nước ngoài đang làm việc, trong đó ghi rõ vị trí công việc, hình thức làm việc, thời hạn làm việc và tình trạng giấy phép hoặc giấy xác nhận đã được cấp.
Trên cơ sở đó, đối chiếu từng trường hợp với 18 nhóm không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Điều 8 Nghị định 393/2026/NĐ-CP. Việc xác định đúng nhóm đối tượng có ý nghĩa quan trọng vì mỗi trường hợp có thể áp dụng thủ tục khác nhau: xin giấy xác nhận, thông báo trước hoặc không phải thực hiện các thủ tục này.
2. Kiểm tra các trường hợp làm việc ngắn hạn
Nghị định 393/2026/NĐ-CP xác định người lao động nước ngoài làm việc ngắn hạn là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc cộng dồn tại Việt Nam không quá 90 ngày trong một năm dương lịch, kể cả khi làm việc cho nhiều người sử dụng lao động.
Tuy nhiên, nếu phát sinh quan hệ thuê mướn, sử dụng lao động và trả lương, người sử dụng lao động vẫn phải đề nghị cấp giấy phép lao động theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động. Doanh nghiệp không nên mặc nhiên cho rằng hợp đồng có thời hạn ngắn hoặc tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày thì được miễn giấy phép.
3. Rà soát lao động kỹ thuật làm việc theo hình thức di chuyển nội bộ
Theo quy định mới, đối tượng di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp được xác định gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành và chuyên gia đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục. Lao động kỹ thuật không còn được liệt kê trong nhóm đối tượng này.
Tuy nhiên, theo quy định chuyển tiếp, giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận đã cấp cho lao động kỹ thuật theo hình thức di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP vẫn được tiếp tục sử dụng đến hết thời hạn.
Khi thực hiện thủ tục cấp lại hoặc gia hạn, người lao động có thể được xem xét theo vị trí chuyên gia nếu đáp ứng điều kiện có ít nhất 05 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm tại Việt Nam.
4. Điều chỉnh kế hoạch gia hạn giấy phép lao động
Một thay đổi đáng chú ý là thời hạn nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động được mở rộng. Theo Điều 29 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày làm việc nhưng không quá 90 ngày tính đến ngày giấy phép hết hạn.
Thời hạn giải quyết hồ sơ là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm.
Doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi ngày hết hạn của từng giấy phép, chủ động chuẩn bị hồ sơ và tránh để việc gia hạn bị dồn vào sát thời điểm giấy phép hết hiệu lực.
5. Cập nhật và chuẩn hóa bộ hồ sơ
Doanh nghiệp cần rà soát lại bộ hồ sơ đang sử dụng để phù hợp với quy định mới. Một số điểm đáng chú ý gồm:
- Hộ chiếu: Hồ sơ sử dụng bản sao trang nhân thân của hộ chiếu còn thời hạn, thay vì yêu cầu sao chụp toàn bộ hộ chiếu; trường hợp khai thác được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh thì không phải cung cấp giấy tờ này.
- Phiếu lý lịch tư pháp: Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có yêu cầu giấy tờ chứng minh về lý lịch tư pháp, trừ trường hợp cơ quan có thẩm quyền khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo quy định.
- Gia hạn giấy phép lao động: Thành phần hồ sơ gia hạn theo Điều 28 không yêu cầu giấy khám sức khỏe.
- Giám đốc điều hành: Thời gian kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhiệm được điều chỉnh từ ít nhất 03 năm xuống còn ít nhất 02 năm.
Việc chuẩn hóa hồ sơ từ sớm giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu giấy tờ, phải bổ sung hoặc kéo dài thời gian giải quyết thủ tục.
6. Nắm rõ quy định chuyển tiếp và nghĩa vụ của người sử dụng lao động
Doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:
- Giấy phép và giấy xác nhận đã cấp: Tiếp tục được sử dụng đến hết thời hạn ghi trên giấy tờ.
- Hồ sơ đã nộp trước ngày 05/12/2026: Tiếp tục được giải quyết theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Nghĩa vụ nộp lại giấy phép: Trong trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm thu hồi và nộp lại giấy phép cho cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày giấy phép hết hiệu lực.
- Không được cho thuê lại lao động nước ngoài: Người sử dụng lao động phải bảo đảm việc tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài đáp ứng trực tiếp nhu cầu của mình, không được cho thuê lại lao động nước ngoài.
- Quản lý và báo cáo: Doanh nghiệp phải quản lý thông tin người lao động nước ngoài bằng bản giấy hoặc bản điện tử và thực hiện báo cáo định kỳ trước ngày 05/6 và ngày 05/12 hằng năm, trừ trường hợp thông tin được khai thác từ cơ sở dữ liệu theo quy định.
Đây là những nội dung doanh nghiệp cần rà soát để tránh vi phạm trong quá trình tuyển dụng, sử dụng và quản lý lao động nước ngoài khi Nghị định mới có hiệu lực.
IV. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Giám đốc người nước ngoài góp vốn từ 3 tỷ đồng có phải xin giấy phép lao động không?
Trả lời: Không, nếu phần vốn góp của chính người đó trong công ty TNHH đạt từ 3 tỷ đồng trở lên. Công ty vẫn cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ngày bắt đầu làm việc. Xem chi tiết tại bài giám đốc người nước ngoài của công ty TNHH có cần giấy phép lao động không.
2. Giấy phép cấp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP có phải đổi sau ngày 05/12/2026 không?
Trả lời: Không phải đổi ngay. Giấy phép và giấy xác nhận đã cấp tiếp tục có giá trị đến hết thời hạn. Khi cấp lại hoặc gia hạn, doanh nghiệp làm theo thủ tục của nghị định mới.
3. Hồ sơ đã nộp trước ngày 05/12/2026 xử lý theo quy định nào?
Trả lời: Theo điều khoản chuyển tiếp mà các đơn vị tư vấn tổng hợp, hồ sơ nộp trước ngày hiệu lực tiếp tục được giải quyết theo quy định trước đây. Anh/chị nên đối chiếu văn bản gốc khi hồ sơ có tình tiết đặc biệt.
4. Giáo viên nước ngoài có được miễn giấy phép lao động không?
Trả lời: Chỉ khi thuộc đúng các trường hợp tại khoản 6 hoặc khoản 14 Điều 8, như được cơ quan nước ngoài cử sang hoặc đáp ứng điều kiện về trình độ và lĩnh vực. Không có quy định miễn chung cho mọi giáo viên nước ngoài.
5. Người nước ngoài sang Việt Nam làm việc hai tháng có được miễn giấy phép không?
Trả lời: Chưa chắc. Làm việc ngắn hạn chỉ thuộc diện miễn khi tổng thời gian cộng dồn không quá 90 ngày trong năm và không phát sinh quan hệ thuê mướn, trả lương. Nếu có trả lương thì phải xin giấy phép theo hình thức hợp đồng lao động.
Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Hoàng An theo hotline 0398.597.144 để được hỗ trợ nhanh chóng.
Bình luận: