Công ty vừa có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đã tuyển được vài nhân viên môi giới, và muốn nhận khách ngay. Nhưng theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023, doanh nghiệp còn một việc phải làm trước khi bắt đầu: gửi thông tin về doanh nghiệp đến Sở Xây dựng. Việc này gọi là thông báo hoạt động môi giới bất động sản. Nhiều doanh nghiệp hiểu sai việc này theo hai hướng: coi nó như một loại giấy phép phải chờ duyệt, hoặc bỏ qua vì thấy không có giấy tờ nào được cấp. Cả hai cách hiểu đều có rủi ro. Bài viết này, Luật Hoàng An trình bày quy trình thông báo theo từng bước, chỉ rõ phần nào luật đã quy định, phần nào phụ thuộc hướng dẫn của từng địa phương, và mức phạt mới áp dụng từ tháng 8/2026.
I. ĐIỀU KIỆN CẦN ĐÁP ỨNG TRƯỚC KHI THÔNG BÁO KINH DOANH MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN
Thông báo xong mà chưa đủ điều kiện thì vẫn là hoạt động sai quy định. Vì vậy, bước kiểm tra điều kiện nên làm trước khi gửi bất cứ thông tin nào. Theo khoản 1 Điều 61 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, doanh nghiệp cần có:
- Pháp nhân phù hợp: thành lập doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bất động sản theo khoản 5 Điều 9 của Luật, và đăng ký ngành nghề môi giới bất động sản.
- Quy chế hoạt động dịch vụ môi giới bất động sản.
- Cơ sở vật chất, kỹ thuật đáp ứng yêu cầu hoạt động theo quy định của Chính phủ.
- Ít nhất 01 cá nhân có chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản.
Ngoài ra, mọi nhân viên trực tiếp hành nghề môi giới phải có chứng chỉ và phải thuộc doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký ngành nghề môi giới, cần làm thủ tục bổ sung trước. Luật Hoàng An có hướng dẫn riêng tại bài dịch vụ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nếu công ty chưa được thành lập, xem thêm thủ tục thành lập công ty môi giới bất động sản.
II. QUY TRÌNH THÔNG BÁO HOẠT ĐỘNG MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN
Luật không ban hành một mẫu biểu hay một danh mục hồ sơ cố định cho thủ tục này. Vì vậy, quy trình dưới đây là cách làm phổ biến trong thực tiễn, đã được sắp xếp theo thứ tự hợp lý. Doanh nghiệp nên kiểm tra thêm hướng dẫn của Sở Xây dựng nơi mình đặt trụ sở trước khi nộp.
1. Bước 1. Rà soát điều kiện nội bộ
Đối chiếu từng điều kiện ở Mục II. Kiểm tra ngành nghề trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứng chỉ của nhân sự còn hiệu lực, và việc từng người hành nghề đang làm việc đúng trong doanh nghiệp.
2. Bước 2. Ban hành quy chế hoạt động dịch vụ môi giới
Quy chế là điều kiện bắt buộc theo điểm a khoản 1 Điều 61. Nên có quyết định ban hành do người đại diện theo pháp luật ký, để sau này có thể chứng minh quy chế đã được áp dụng. Quy chế cần phù hợp với thực tế vận hành, vì doanh nghiệp bị yêu cầu thực hiện đúng quy chế của chính mình.
3. Bước 3. Soạn văn bản thông tin doanh nghiệp
Nội dung nên rõ ràng, đầy đủ và khớp với đăng ký doanh nghiệp. Thông tin thường được cung cấp gồm: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, địa điểm kinh doanh dịch vụ môi giới, người đại diện theo pháp luật, đầu mối liên hệ, và số lượng nhân viên có chứng chỉ hành nghề kèm số chứng chỉ. Tùy địa phương, Sở có thể yêu cầu đính kèm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quy chế hoạt động và danh sách nhân viên môi giới. Ví dụ, Sở Xây dựng TP. Hồ Chí Minh đăng công khai các công văn đăng tải thông tin doanh nghiệp môi giới, trong đó có tên doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh dịch vụ môi giới và số nhân viên có chứng chỉ.
4. Bước 4. Nộp đến Sở Xây dựng
Nộp tại Sở Xây dựng nơi doanh nghiệp được thành lập. Bộ Xây dựng hướng dẫn rằng việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục trên môi trường điện tử tại các địa phương thực hiện theo quy định của UBND cấp tỉnh. Vì vậy, hình thức nộp (trực tiếp, bưu chính hay trực tuyến) và địa chỉ email hoặc cổng tiếp nhận cần được xác nhận với Sở trước khi gửi.
5. Bước 5. Theo dõi việc đăng tải và lưu hồ sơ chứng minh
Sau khi tiếp nhận, Sở Xây dựng đăng tải thông tin doanh nghiệp lên hệ thống thông tin về nhà ở và thị trường bất động sản. Do Luật không quy định văn bản xác nhận, doanh nghiệp nên tự lưu lại bằng chứng đã gửi (biên nhận, dấu bưu điện, email đã gửi, thông báo nhận hồ sơ nếu có) và kiểm tra việc đăng tải sau đó. Đây là khuyến nghị thực tế của Luật Hoàng An, không phải thủ tục bắt buộc, nhưng rất hữu ích khi cơ quan thanh tra, kiểm tra yêu cầu chứng minh.
Chỉ nên bắt đầu nhận hợp đồng môi giới sau khi đã hoàn tất các bước trên, vì điều luật yêu cầu việc gửi thông tin diễn ra trước khi hoạt động.
III. SAU KHI THÔNG BÁO, DOANH NGHIỆP CẦN DUY TRÌ NHỮNG GÌ?
Thông báo chỉ là điểm xuất phát. Theo Điều 65 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, doanh nghiệp môi giới còn có các nghĩa vụ đáng chú ý sau:
- Cung cấp đầy đủ, trung thực hồ sơ, thông tin về bất động sản mình môi giới và chịu trách nhiệm về thông tin đó.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ hằng năm cho nhân viên môi giới.
- Thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Thực hiện chế độ báo cáo và chịu sự kiểm tra, thanh tra của cơ quan có thẩm quyền.
Về việc thay đổi thông tin sau khi đã thông báo (đổi địa chỉ, đổi nhân sự có chứng chỉ, thay đổi quy chế), hiện chưa có hướng dẫn thống nhất ở cấp trung ương về thủ tục cập nhật. Cách an toàn là chủ động gửi thông tin bổ sung đến Sở Xây dựng và lưu lại bằng chứng, đặc biệt khi số nhân sự có chứng chỉ giảm xuống dưới mức tối thiểu.
IV. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Thông báo hoạt động môi giới bất động sản có phải xin giấy phép không?
Trả lời: Không. Đây là nghĩa vụ gửi thông tin về doanh nghiệp để cơ quan quản lý cấp tỉnh đăng tải. Theo giải đáp của Bộ Xây dựng, Luật không quy định cơ quan tiếp nhận phải trả lời hay cấp văn bản xác nhận.
2. Nộp thông báo ở đâu?
Trả lời: Nộp đến Sở Xây dựng của tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp được thành lập. Hình thức nộp cụ thể (trực tiếp, bưu chính, trực tuyến) theo hướng dẫn của địa phương.
3. Doanh nghiệp đã hoạt động từ trước năm 2024 có phải thông báo không?
Trả lời: Doanh nghiệp đang hoạt động trước ngày 01/8/2024 mà chưa đáp ứng đủ điều kiện theo Luật mới phải bổ sung trong 06 tháng kể từ ngày Luật có hiệu lực. Nếu chưa làm, nên rà soát và bổ sung ngay.
4. Một cá nhân có chứng chỉ có thể tự môi giới mà không cần công ty không?
Trả lời: Không. Cá nhân hành nghề môi giới bất động sản phải hành nghề trong một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sàn giao dịch hoặc doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ môi giới bất động sản.
5. Không thông báo thì bị phạt bao nhiêu?
Trả lời: Theo Nghị định 339/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền là từ 120 đến 160 triệu đồng đối với tổ chức, có thể kèm đình chỉ hoạt động môi giới từ 03 đến 06 tháng ở một số trường hợp. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi luật sư trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
6. Nhân viên môi giới mới vào làm có cần thông báo lại không?
Trả lời: Chưa có hướng dẫn thống nhất ở cấp trung ương về việc cập nhật. Khuyến nghị gửi thông tin bổ sung cho Sở Xây dựng khi có thay đổi về nhân sự có chứng chỉ, địa điểm hoặc quy chế, và nên hỏi trước bộ phận tiếp nhận của Sở.
Luật Hoàng An hỗ trợ rà soát điều kiện hoạt động môi giới, xây dựng quy chế hoạt động, soạn văn bản thông tin gửi Sở Xây dựng, và bổ sung ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần soạn hợp đồng dịch vụ môi giới với khách hàng, xem thêm dịch vụ tư vấn soạn thảo, rà soát hợp đồng.
Bình luận: