Top Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Thành Lập Công Ty

Thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng đối với mọi hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và tổ chức do chưa nắm rõ quy định pháp luật nên thường mắc phải những sai sót ngay từ giai đoạn đăng ký doanh nghiệp. Những sai lầm này có thể làm kéo dài thời gian thực hiện thủ tục, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp sau này. Trong bài viết dưới đây, Luật Hoàng An xin tổng hợp những sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp khi thành lập công ty và những lưu ý quan trọng để hạn chế rủi ro ngay từ đầu.

I. NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

1. Đặt tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn

Khi thực hiện thủ tục thành lập công ty, việc đặt tên doanh nghiệp là một trong những bước đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình hoạt động lâu dài. Tên công ty không chỉ được sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà còn là yếu tố gắn liền với thương hiệu, uy tín và khả năng nhận diện trên thị trường.

Tuy nhiên, do số lượng doanh nghiệp đăng ký mới ngày càng tăng, việc lựa chọn được một tên công ty vừa phù hợp với mong muốn, vừa đáp ứng quy định của pháp luật đang trở nên khó khăn hơn. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể linh hoạt bổ sung tiền tố hoặc hậu tố để tạo sự khác biệt và tăng khả năng được chấp thuận khi đăng ký.

Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, khi đặt tên công ty cần lưu ý các vấn đề sau:

• Không sử dụng tên của các thương hiệu, nhãn hiệu nổi tiếng đã được bảo hộ như Samsung, Honda, Nokia và các nhãn hiệu tương tự.
• Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.
• Hạn chế sử dụng các cụm từ dễ gây hiểu nhầm về cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc tổ chức xã hội.
• Ưu tiên lựa chọn tên có khả năng đăng ký bảo hộ nhãn hiệu và đăng ký tên miền website.

Việc lựa chọn tên doanh nghiệp phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình xây dựng thương hiệu và phát triển hoạt động kinh doanh.

Nhiều cá nhân, tổ chức thường lựa chọn tên theo sở thích mà không thực hiện bước tra cứu trước. Điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro như:

• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối.
• Phải sửa đổi hoặc thay đổi tên doanh nghiệp nhiều lần.
• Kéo dài thời gian thành lập công ty.
• Phát sinh thêm chi phí thực hiện thủ tục.
• Nguy cơ tranh chấp quyền sở hữu trí tuệ hoặc thương hiệu trong tương lai.

Đặc biệt, trường hợp tên doanh nghiệp xâm phạm quyền đối với nhãn hiệu đã được bảo hộ, doanh nghiệp có thể phải thay đổi tên trong quá trình hoạt động, gây ảnh hưởng đến hình ảnh và chi phí vận hành.

Để hạn chế rủi ro và tăng khả năng đăng ký thành công, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:

• Kiểm tra tên dự kiến đăng ký trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp để đánh giá khả năng trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã tồn tại.
• Đánh giá khả năng đăng ký bảo hộ nhãn hiệu đối với tên dự kiến sử dụng nhằm tránh các tranh chấp pháp lý về sau.
• Nếu có kế hoạch phát triển thương hiệu trực tuyến, doanh nghiệp nên kiểm tra và đăng ký tên miền phù hợp ngay từ đầu.
• Nên chuẩn bị từ 2 đến 3 phương án tên dự phòng để chủ động xử lý khi tên ưu tiên không đáp ứng điều kiện đăng ký.

2. Đăng ký ngành nghề kinh doanh không đầy đủ

Sau khi lựa chọn được tên doanh nghiệp phù hợp, bước tiếp theo mà nhà đầu tư cần đặc biệt quan tâm khi thành lập công ty là đăng ký ngành nghề kinh doanh.

Trên thực tế, đây là một trong những nội dung thường bị xem nhẹ. Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần đăng ký những ngành nghề đang thực hiện ở thời điểm hiện tại là đủ. Tuy nhiên, việc đăng ký thiếu hoặc lựa chọn sai mã ngành có thể dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động sau này.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp được quyền tự do kinh doanh trong những ngành nghề mà pháp luật không cấm.

Tuy nhiên, để hoạt động đúng quy định, doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề kinh doanh trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Điều này đồng nghĩa với việc nếu doanh nghiệp phát sinh hoạt động kinh doanh ngoài phạm vi ngành nghề đã đăng ký thì sẽ phải thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề trước khi triển khai.

Chính vì vậy, việc lựa chọn đầy đủ và chính xác ngành nghề kinh doanh ngay từ đầu là rất quan trọng. 

Qua quá trình tư vấn thành lập doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp thường gặp các lỗi sau: 

• Đăng ký thiếu ngành nghề dự kiến kinh doanh.
• Lựa chọn sai mã ngành.
• Không dự trù định hướng phát triển lâu dài. 
• Hậu quả khi đăng ký thiếu hoặc sai ngành nghề kinh doanh. 
• Quy định về đăng ký ngành nghề kinh doanh cần lưu ý. 

Để hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh, doanh nghiệp nên: 

• Đăng ký ngành nghề với phạm vi phù hợp và có tính dự phòng 
• Lựa chọn đúng mã ngành theo quy định 
• Tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý 

Xem thêm: Dịch vụ bổ sung ngành nghề kinh doanh

3. Không hiểu rõ nghĩa vụ thuế và kế toán

Không ít doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập, thường gặp phải các sai sót sau:

• Không kê khai thuế đúng thời hạn.
• Không nộp báo cáo thuế và báo cáo tài chính theo quy định.
• Không đăng ký chữ ký số.
• Không xuất hóa đơn khi phát sinh hoạt động kinh doanh.

Đây là lỗi khá phổ biến đối với doanh nghiệp mới thành lập. Việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ nhưng không lập hóa đơn điện tử đúng quy định có thể dẫn đến các khoản xử phạt đáng kể.

Những sai sót trong công tác thuế và kế toán có thể dẫn đến nhiều hệ lụy như:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Bị tính tiền chậm nộp theo thời gian.
• Bị đưa vào diện quản lý rủi ro cao của cơ quan thuế.
• Có thể bị tạm ngừng hoặc khóa mã số thuế trong một số trường hợp.
• Ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp khi làm việc với khách hàng, đối tác và ngân hàng.

Để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần theo dõi các thời hạn quan trọng sau:

a. Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Đối với doanh nghiệp kê khai theo tháng:

• Hạn nộp hồ sơ khai thuế là ngày 20 của tháng tiếp theo.

Đối với doanh nghiệp kê khai theo quý:

• Hạn nộp hồ sơ khai thuế là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

b. Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính

Doanh nghiệp thực hiện tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh thực tế.

Một điểm cần lưu ý là tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp đã tạm nộp trong năm phải đạt tối thiểu 80% số thuế phải nộp theo quyết toán năm. Trường hợp nộp thiếu, doanh nghiệp sẽ bị tính tiền chậm nộp theo quy định.

c. Báo cáo tài chính năm

Thời hạn nộp báo cáo tài chính được xác định như sau:

• Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
• Công ty TNHH và công ty cổ phần: Trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Việc theo dõi và thực hiện đúng các mốc thời gian này là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý.

4. Không góp đủ vốn điều lệ đúng thời hạn 

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn mức vốn hàng tỷ hoặc hàng chục tỷ đồng với mục đích tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp hoặc thuận lợi khi làm việc với đối tác.

Tuy nhiên, nếu không có khả năng góp đủ số vốn đã đăng ký, doanh nghiệp có thể đối mặt với các rủi ro pháp lý và nghĩa vụ điều chỉnh hồ sơ sau này.

Một số điểm quan trọng cần lưu ý:

a. Đối với cá nhân góp vốn

Cá nhân có thể góp vốn bằng:

• Tiền mặt.
• Chuyển khoản.
• Tài sản khác theo quy định của pháp luật.

b. Đối với tổ chức góp vốn

Tổ chức bắt buộc phải thực hiện việc góp vốn thông qua hình thức chuyển khoản vào tài khoản của doanh nghiệp theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.

c. Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Một số ngành nghề yêu cầu:

• Vốn pháp định.
• Ký quỹ.
• Hoặc đáp ứng mức vốn tối thiểu theo quy định chuyên ngành.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải bảo đảm mức vốn theo yêu cầu của pháp luật.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng vốn điều lệ chỉ là con số kê khai trên giấy tờ. Tuy nhiên, việc không góp đủ vốn có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý như:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính.
• Phải điều chỉnh vốn điều lệ theo số vốn thực góp.
• Phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật.
• Ảnh hưởng đến uy tín khi ký kết hợp đồng với khách hàng và đối tác.
• Gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục thay đổi vốn điều lệ trong tương lai.

Đặc biệt, đối với trường hợp muốn giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp thường phải đáp ứng các điều kiện pháp luật tương đối chặt chẽ và trong nhiều trường hợp chỉ có thể thực hiện sau một thời gian hoạt động nhất định.

Để hạn chế các rủi ro phát sinh, doanh nghiệp nên:

• Kê khai mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính thực tế.
• Thực hiện góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày.
• Góp vốn đúng hình thức theo quy định của pháp luật.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ và chứng từ chứng minh việc góp vốn.
• Tham khảo ý kiến của đơn vị tư vấn pháp lý trước khi đăng ký.

Xem thêm: Công ty mới thành lập cần phải làm gì?

II. DỊCH VỤ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP TẠI LUẬT HOÀNG AN

Với nhiều năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ pháp lý nói chung và dịch vụ thành lập doanh nghiệp nói riêng, Luật Hoàng An đã tạo dựng niềm tin và làm hài lòng khách hàng khi sử dụng dịch vụ. Chúng tôi đảm bảo quá trình thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp luôn được diễn ra nhanh chóng giúp khách hàng tiết kiệm tối đa cả về chi phí, thời gian lẫn công sức thực hiện. Dưới đây là thông tin các gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp mà Luật Hoàng An đang cung cấp. Tùy vào nhu cầu nhận Giấy phép kinh doanh (GPKD) cũng như chi phí thực hiện mà khách hàng có thể lựa chọn các gói dịch vụ phù hợp.

1. Gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp cơ bản (GÓI BASIC)

2. Gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp hoàn thiện (GÓI STARTER) 

3. Gói dịch vụ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp (GÓI PRO)

Hãy liên hệ vớiLuật Hoàng An qua hotline: 0398.597.144 để nhận được tư vấn chính xác nhất!

III. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Khi thành lập công ty có cần chứng minh vốn điều lệ không?

Trả lời: Thông thường, doanh nghiệp không phải chứng minh vốn điều lệ tại thời điểm đăng ký thành lập công ty. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định hoặc ký quỹ, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về vốn theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

2. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có phải góp vốn ngay không?

Trả lời: Có. Thành viên hoặc cổ đông phải góp đủ số vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Doanh nghiệp có được đăng ký nhiều ngành nghề kinh doanh không?

Trả lời: Có. Doanh nghiệp được quyền đăng ký một hoặc nhiều ngành nghề kinh doanh theo nhu cầu hoạt động, miễn là không thuộc danh mục ngành nghề bị cấm đầu tư kinh doanh.

4. Nếu đăng ký thiếu ngành nghề kinh doanh thì phải làm gì?

Trả lời: Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, việc bổ sung sẽ làm phát sinh thêm thời gian và chi phí so với việc đăng ký đầy đủ ngay từ đầu.

Mọi nhu cầu tư vấn pháp luật, vui lòng để lại câu hỏi, thông tin ở phần bình luận bên dưới hoặc liên hệ Luật Hoàng An theo hotline 0398.597.144 để được hỗ trợ nhanh chóng.